Du willst in nur 2 Minuten deinen Kopf wieder frei kriegen? Du willst die ganzen kleinen To Dos nicht länger aufschieben sondern sofort erledigen? Dann bist du in guter Gesellschaft. Viele sehr erfolgreiche Menschen verwenden die 2 Minuten Regel um Aufgaben abzuarbeiten.

Was genau ist die 2 Minuten Regel?

Diese Methode stammt aus dem Buch „Getting Things Done“ von David Allen (der deutsche Titel ist „Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag“) und besagt, dass du jede Aufgabe die herein kommt innerhalb von 2 Minuten abarbeiten kannst.

Für jede neue Aufgabe gehst du folgenden Prozess durch:

  1. Ist die Aufgabe wichtig und kann ich sie in maximal 2 Minuten selbst erledigen? Dann erledige die Aufgabe sofort.
  2. Willst du die Aufgabe selbst erledigen, sie benötigt aber mehr Zeit die du im Moment nicht hast. Dann plane sie für später ein.
  3. Kannst du die Aufgabe delegieren? Dann delegiere sie.
  4. Ist die Aufgabe unwichtig? Dann lösche sie.

Wie dir vielleicht schon aufgefallen ist, ist die 2 Minuten Regel der Eisenhower Matrix sehr ähnlich. Es ist im Prinzip ein Schnellverfahren dieser Matrix die auf eine Aufgabe angewandt werden kann. Vor allem Punkt 3 und 4 wird oft übersehen, weil viele Menschen bei Punkt 1 oder 2 hängen bleiben.

You can do anything, but not everything.

David Allen

Wie funktioniert die 2 Minuten Regel?

Überfliegst du eine neu hereingekommene Aufgabe nur kurz und lässt sie dann liegen, kann es sein, dass sie in den ungünstigsten Momenten wieder in dein Bewusstsein kommt und dich um deine Konzentration bringt. Du wirst vielleicht auch gestresst sein weil sich dein Unterbewusstsein mit der noch offenen Aufgabe herumschlagen muss.

Wenn du für jede Aufgabe die herein kommt die oben beschriebene Schritte durch gehst, wirst du innerhalb kürzester Zeit den Kopf wieder frei haben und dich auf deine aktuelle Aufgabe konzentrieren können.

Du wirst auch sehen, dass dieser Prozess mit der Zeit zur Gewohnheit wird und du gar nicht mehr aktiv darüber nachdenken musst, wie du neue Aufgaben abarbeiten musst.

Der Grund warum das so ist, ist ein einfacher psychologischer Effekt. Was weg ist, ist weg und dein Unterbewusstsein muss sich mit der offenen Aufgabe nicht mehr beschäftigen. Bearbeitest du diese neue Aufgabe nämlich nicht, versucht dein Unterbewusstsein die ganze Zeit eine Lösung für das Problem zu finden. Das kostet dich nicht nur mentale Energie sondern kann dich auch deine Konzentration stören.

Es kann durchaus vorkommen, dass dir dein Unterbewusstsein plötzlich Lösungsvorschläge schickt und dein Bewusstsein immer wieder auf die unbearbeitete Aufgabe lenkt.

Wo kannst du diese Methode anwenden?

Im Prinzip kannst du diese Regel fast immer einsetzen. Es gibt gewisse Aufgaben, die fast jeder in seinem Alltag kennt und die so, sehr effizient abgearbeitet werden können. Typische Aufgaben sind:

  • E-Mails
  • Telefonate
  • Bestellungen
  • Dokumente ablegen oder drucken
  • etc.

Speziell E-Mails sind ein gutes Beispiel, weil sich ganz viele E-Mails innerhalb von 2 Minuten abarbeiten lassen können. Die meisten E-Mails lassen sich sogar noch schneller abarbeiten (oder löschen).

Stell dir einmal vor wie schnell du deine Inbox leer hättest, wenn du für jedes E-Mail maximal 2 Minuten deiner Zeit aufwenden musst.

Es ist klar, dass manche E-Mails (oder auch andere Aufgaben) viel länger als nur 2 Minuten in der Bearbeitung brauchen. Trotzdem kannst du sie innerhalb der 2 Minuten abarbeiten, indem du sie einfach für einen späteren Zeitpunkt einplanst. So schaffst du auch Platz in deinem Kopf für die Aufgabe dir für dich aktuell die höchste Priorität hat.

Versuche in Zukunft dich mit neuen Aufgaben maximal 2 Minuten zu beschäftigen und beobachte ob du dadurch produktiver wirst!

Kategorien: Produktivität

Markus Vieghofer

Markus ist Produkt Manager, Familienmensch, Sportbegeisterter, Genießer und vor allem Experte für Produktivität. Seit Jahren beschäftigt er sich mit den Themen effektives und effizientes Arbeiten und weiß wie man stressfrei richtig viel erledigt bekommt. Er setzt dabei auf lang erprobte Methoden und das richtigen Mindset. Außerdem interessiert er sich dafür warum Methoden funktionieren und welche Psychologie hinter den vorgestellten Methoden steckt.