Kennst du diese Tage an denen du gefühlt von einer Aufgabe zur nächsten hetzt und immer ein bisschen zu spät bist? An denen du dich gestresst fühlst und am Limit arbeitest? Ich habe vielleicht die Lösung für dich: versuche deine Aufgaben zu bündeln.

Wenn du deine Aufgaben bündelst und ähnliche Aufgaben direkt hintereinander abarbeitest wirst du enorm viel Zeit sparen weil du immer im Kontext bleibst. Dein Gehirn kann sich also auf eine Sache konzentrieren und wie du weißt ist unser Gehirn fürs Singletasking gemacht.

Until we can manage time, we can manage nothing else.

Peter Drucker

Was genau heißt es jetzt Aufgaben zu bündeln?

Im Prinzip heißt es, Aufgaben die sehr ähnlich sind, direkt hintereinander zu erledigen. Du kannst dir also einen Zeitblock reservieren in dem du alle E-Mails beantwortest, Telefonate machst, Geburtstagskarten schreibst, etc.

Der große Vorteil der daraus entsteht ist, dass die Vor- und Nachbereitungszeit wesentlich reduziert wird. Natürlich musst du dich auf die einzelne E-Mail oder das eine Telefonat noch gedanklich einstellen aber dein Gehirn ist zumindest schon im E-Mail- oder Telefonier-Modus.

Welche Vorteile hat es für dich deine Aufgaben zu bündeln?

Deine Aufgaben zu bündeln bringt dir mehrere Vorteile. Hier ist ein kleiner Auszug aus den größten Vorteilen die dir diese Technik bieten kann:

  1. Du sparst Zeit.
  2. Du machst weniger Fehler
  3. Du hast einen besseren Überblick über deinen Tag
  4. Du bist weniger gestresst

Das du Zeit sparst habe ich schon erwähnt. Die Vor- und Nachbearbeitungszeit auf Grund des Kontext-Switches fällt weg und du kannst eine Aufgabe nach der anderen abarbeiten.

Es werden dir aber auch weniger Fehler passieren. Auch das ist einleuchtend. Du weißt immer genau in welchem Modus du dich gerade befindest und bist somit automatisch fokussierter. Wenn du immer wieder zwischen den verschiedene Aufgaben hin und her springst, kann es vorkommen, dass du gedanklich noch im vorigen Kontext bist und dann unaufmerksam wirst.

Außerdem bekommst du einen besseren Überblick über deinen Tag. Dadurch dass du deinen Arbeitstag in mehrere Blöcke aufteilst hast du gedanklich weniger Aufgaben zu erledigen. Du kannst deinem Tag eine gute Struktur geben und das wird dir helfen einen guten Überblick zu erlangen.

Diese drei Punkte zahlen in den letzten der genannten Vorteile ein. Und zwar wirst du weniger gestresst sein wenn du deine Aufgaben bündelst. Warum das so ist liegt denke ich auf der Hand: du sparst Zeit, machst weniger Fehler und hast einen besseren Überblick über deine Tag. Du wirst also sehen, dass du weniger gestresst bist und dabei sogar noch produktiver wirst.

Was sind deine nächsten Schritte?

Am besten du überlegst dir jetzt oder wenn du heute Abend Zeit hast wie du deine Aufgaben für morgen schon besser bündeln kannst. Definiere dir Arbeitsblöcke um deine E-Mails zu lesen und zu beantworten, für Telefonate oder für deine anderen Aufgaben.

Wenn möglich definiere auch schon am Vorabend welche Aufgaben du konkret in den Arbeitsblöcken umsetzen willst. Plane dir das in deinem Kalender, deiner To Do Liste oder deinem Kanban-Board ein.

Du wirst sehen, dass du morgen, wenn du in die Arbeit kommst, wesentlich motivierter bist (weil du ja schon genau geplant hast was du erreichen willst) und der morgige Tag wird sich für die viel entspannter und produktiver anfühlen.

Viel Spaß beim Umsetzen!


Markus Vieghofer

Markus ist Produkt Manager, Familienmensch, Sportbegeisterter, Genießer und vor allem Experte für Produktivität. Seit Jahren beschäftigt er sich mit den Themen effektives und effizientes Arbeiten und weiß wie man stressfrei richtig viel erledigt bekommt. Er setzt dabei auf lang erprobte Methoden und das richtigen Mindset. Außerdem interessiert er sich dafür warum Methoden funktionieren und welche Psychologie hinter den vorgestellten Methoden steckt.