Kennst du das, du nimmst dir regelmäßig zu viel vor? Du kannst gar nicht alle To Dos erledigen, weil dir einfach die Zeit dazu fehlt? Es gibt eine einfache Methode die du anwenden kannst, um das Problem in den Griff zu bekommen und die heißt: Calendar Blocking.

Im Grunde ist diese Zeitmanagement-Methode recht einfach erklärt. Alle Aufgaben die du an einem gewissen Tag erledigen willst, bekommen einen Slot in deinem Kalender.

Der große Vorteil am Calendar Blocking (oder auch Time Blocking) ist, dass du schon während der Planung jedem Task eine gewisse Zeitspanne zuordnen musst. Du musst dir also von Beginn an Gedanken machen, wie lange du ungefähr für die Aufgabe brauchen wirst, die du gerade einplanst.

Hilfe mein Kalender geht über!

Das denkst du dir jetzt vielleicht, wenn du dir überlegst wie du deine Aufgaben im Kalender einplanen sollst. Wenn du einen digitalen Kalender verwendest, gibt es dafür eine recht einfache Lösung. Du legst dir einfach mehrere Kalender an.

Bei mir sieht das zum Beispiel so aus, dass ich einen Kalender mit dem Namen „GTD“ (also Getting Things Done) habe, in dem mein Tagesplan angelegt ist. Ich kann diesen Kalender dann nach belieben ein und ausblenden.

Calendar Blocking Beispiel: GTD Kalender wird ein- und ausgeblendet.

Wenn du einen analogen Kalender verwendest, kannst du entweder eine bestimmte Farbe zum planen verwenden oder überhaupt deinen To Dos einfach eine geschätzte Dauer zuordnen.

Wie hilft mir das Calendar Blocking meinen Tag perfekt zu planen?

Ganz einfach. Wie eingangs bereits erwähnt siehst du sofort wie lange bestimmte Aufgaben dauern werden. So kannst du genau planen welche To Dos du dir für den Tag vornehmen willst. Das Ganze beeinflusst dabei auch den Aufwand für deine Tagesplanung nicht wirklich.

Calendar Blocking lässt sich auch perfekt mit anderen Methoden wie zum Beispiel der Pomodor-Technik und To Do Listen kombinieren. Du kannst dir aus deiner To Do Liste die wichtigsten Aufgaben aussuchen und für diese dann Pomodoros einplanen.

Und wenn doch etwas dazwischen kommt?

Every time you tear a leaf off a calendar, you present a new place for new ideas and progress.

Charles Kettering

Dann freue dich über die Ungewissheit des Lebens. Das kann dir immer passieren, ganz egal wie gut du deinen Tag geplant hast.

Verstehe deinen Kalender bitte nicht als vertragliches Dokument. Ja, du sollst dich an deinen Plan halt, sonst macht er keinen Sinn. Wenn aber etwas dazwischen kommt, kannst du umplanen. Verschiebe einfach deine Aufgaben auf deinem Kalender, so dass wieder alles eingeplant ist.

Ich würde dir auch noch empfehlen, nie den ganzen Tag zu verplanen. Rechne immer mindestens 20% Pufferzeiten ein. Für gewöhnlich füllen sich diese 20% automatisch und falls nicht ist es umso besser. Schaue dann einfach in deine To Do Liste und arbeite am nächsten Task.

Kategorien: Produktivität

Markus Vieghofer

Markus ist Produkt Manager, Familienmensch, Sportbegeisterter, Genießer und vor allem Experte für Produktivität. Seit Jahren beschäftigt er sich mit den Themen effektives und effizientes Arbeiten und weiß wie man stressfrei richtig viel erledigt bekommt. Er setzt dabei auf lang erprobte Methoden und das richtigen Mindset. Außerdem interessiert er sich dafür warum Methoden funktionieren und welche Psychologie hinter den vorgestellten Methoden steckt.