Hattest du schon einmal das Gefühl du machst immer wieder das Selbe und musst trotzdem jedes mal nachdenken, welche Schritte du jetzt genau ausführen musst? Ich habe eine gute Neuigkeit für dich, Checklisten könnten dir helfen, dieses Gefühl zu beseitigen.

No wise pilot, no matter how great his talent and experience, fails to use his checklist.

Charlie Munger

Was ist eine Checkliste?

Du kennst das vielleicht aus Dokumentationen im Fernsehen oder auch aus dem echten Leben, bei kritischen Aufgaben läuft meistens eine Person mit einem Klemmbrett herum und hakt alle paar Minuten etwas ab.

Diese Person verwendet dann eine Checkliste. Diese enthält alle Aufgabe die erledigt werden müssen bevor ein Prozess als erledigt gelten kann.

Ein plakatives Beispiel aus dem Alltag von so ziemlich jedem sind Rezepte. Die Anleitung eines Rezeptes könnte man auch als Checkliste verstehen, bei der jeder Schritt der gemacht wird, (zumindest geistig) abgehakt wird. Sind dann alle Schritte erledigt, kann man sich auf eine köstliches Mahlzeit freuen.

Wie erstelle ich eine Checkliste?

Das kommt sehr darauf an, welche Tools du verwendest. Fast alle Tools unterstützen das Kopieren von Notizen, du könntest also ein Liste an Aufgaben für eine bestimmte Tätigkeit anlegen und diese dann bei Bedarf kopieren.

Ich mache das z.B. für alle meine Blogposts. Ich habe mir dazu einmal eine Struktur überlegt welche Schritte ich brauche um einen Blogpost zu schreiben (von der Idee bis zur Veröffentlichung) und diese verwende ich für jeden neuen Beitrag.

Eine Checkliste kann aber auch eine Packliste sein, die du dir einmal anlegst und dann immer wieder verwendest, wenn du z.B. in den Urlaub fährst. Somit kannst du nichts mehr vergessen und wenn es doch passiert, dann deswegen, weil es nicht auf der Packliste stand.

Solltest du mit analogen Notizen arbeiten, kannst du dir natürlich auch Checklisten erstellen und ausdrucken (oder kopieren).

Was bringt eine Checkliste?

The checklist is one of the most high powered productivity tool ever discovered.

Brian Tracy

Checklisten haben einige großartige Vorteile. Ganz konkret möchte ich auf meine Top 4 Vorteile eingehen:

  1. Sie steigern die Qualität
  2. Sie steigern die Sicherheit
  3. Sie sparen Zeit und Energie
  4. Sie machen Platz in deinem Gehirn

Wie eingangs erwähnt verhindert eine Checkliste, dass du wichtige Aufgaben vergisst. Du wirst so automatisch die Qualität deiner Arbeit steigern, weil du einfach nichts mehr vergisst.

Sie erhöhen die Sicherheit, weil du (wie bereits erwähnt) keine Schritte mehr vergessen kannst und weil du das auch weißt. Es wird also nicht nur die Sicherheit des Prozesses an dem du gerade arbeitest gewährleistet sondern du selbst wirst dir auch sicherer in dem was du tust.

Du wirst merken, dass Checklisten Zeit und Energie sparen. Wenn du die einzelnen Schritte die du zu erledigen hast bereits vorbereitet hast, musst du dir keine Gedanken mehr machen, welcher Schritt wann dran kommt. Du ersparst dir also die Zeit darüber nachzudenken und sparst auch die Gehirnleistung für das Nachdenken ein. Somit kannst du dich voll und ganz der eigentlichen Aufgabe widmen.

Schlussendlich schaffen Checklisten auch Platz in deinem Gehirn. Du musst dir die einzelnen Schritte nicht mehr merken sondern kannst deine Checkliste einfach abarbeiten.

Es erleichtert dir auch deine Tagesplanung. Wenn du z.B. deine To Do Liste befüllst und Checklisten verwendest, kannst du deine To Do Liste wesentlich schlanker halten. Aus den Aufgaben

  1. Blogpost schreiben
  2. Bilder erstellen und einfügen
  3. Korrektur lesen
  4. Posten

kannst du dann ganz einfach eine Checkliste machen und nur mehr eine Aufgabe „Blogpost veröffentlichen“ auf deine To Do Liste setzen.

Probiere doch einfach einmal aus, wie sich deine Arbeit verändert, wenn du Checklisten einstetzt.

Kategorien: Produktivität

Markus Vieghofer

Markus ist Produkt Manager, Familienmensch, Sportbegeisterter, Genießer und vor allem Experte für Produktivität. Seit Jahren beschäftigt er sich mit den Themen effektives und effizientes Arbeiten und weiß wie man stressfrei richtig viel erledigt bekommt. Er setzt dabei auf lang erprobte Methoden und das richtigen Mindset. Außerdem interessiert er sich dafür warum Methoden funktionieren und welche Psychologie hinter den vorgestellten Methoden steckt.