Verlierst du manchmal den Überblick über den Status deiner To Dos? Fällt es dir schwer mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten? Wenn es dir auch so geht, dann habe ich eine mögliche Lösung für dich: Kanban!

Die oben beschriebenen Probleme treten meist dann auf, wenn wir unsere Prozess nicht ideal aufgesetzt haben und daher den Fortschritt der bearbeiteten Aufgabe nicht dokumentieren und so viele Dinge im Kopf behalten müssen. Die Lösung für dieses Problem ist recht simpel: dokumentiere den Fortschritt deiner Aufgaben.

Kanban hilft dir genau das zu tun. Es gibt dir ein Framework vor, dass super einfach zu personalisieren ist und dich sehr gut unterstützt auf einen Blick zu wissen, wie weit du mit deinen Aufgaben bist.

Wo wurde Kanban erfunden?

Kanban ist ursprünglich ein Methode der Produktionsprozesssteuerung. Sie wurde in Japan bei Toyota entwickelt und sollte den Fertigungsprozess optimieren. Toyota hatte nämlich das Problem, dass sie zu langsam fertigten und somit weniger Autos ausliefern konnten im Vergleich zu ihren amerikanischen Konkurrenten. Und das war natürlich schlecht fürs Geschäft.

Das Hauptproblem, dass Toyota hatte, war, dass es immer wieder bei einem der Produktionsschritten zu Problemen kam wodurch die komplette Fertigungskette aufgehalten wurde. Sie sahen, dass lang geplante Produktionsketten in der Wirklichkeit oft nicht wie geplant funktionierte und suchten nach einer besseren Möglichkeit.

Sie führten ein System ein, dass sehr stark an einen Supermarkt erinnert. Jede Station im Produktionsprozess nimmt sich die Materialien, die benötigt werden. Sobald es zu einem Engpass kommt werden sie nachgefüllt.

Wie funktioniert Kanban?

Alle Aufgaben werden in einem Kanban-Board gesammelt. Dieses Board gibt bestimmte Arbeitsschritte vor die diese Aufgabe durchlaufen muss. Um Blog Posts, so wie diesen, zu schreiben, verwende ich auch ein Kanban Board. Ich habe dafür folgende Schritte definiert den jeder Beitrag durchlaufen muss um auf meinem Blog zu landen:

  1. Ideas
  2. Draft
  3. Bilder/Quotes
  4. Korrektur lesen
  5. Social Media
  6. Schedulen/Posten
  7. Live

Du kannst dir aber auch viel einfachere Kanban-Boards erstellen die z.B. nur aus den Stufen

  1. To Do
  2. Doing
  3. Done

bestehen.

Ein Detail, dass interessant ist, wenn du gemeinsam mit Anderen in einem Kanban-Board arbeitest ist, dass Kanban nach dem Pull Prinzip funktioniert. Das heißt, dass jede Aufgabe in jeder Stufe als fertig markiert wird, sobald diese Stufe abgeschlossen ist. Danach kann sie in die nächste Phase gezogen werden.

Ein Beispiel: Wenn Susi meine Social Media Posts für einen Blog Post macht schaut sie in der „Korrektur lesen“ Stufe ob es neue Blog Posts gibt, die fertig Korrektur gelesen wurde (in Trello, dem Tool das ich verwende, könnte ich die Karte dazu mit einem Label kennzeichnen). Wenn ein neuer Blog Post für sie bereit liegt zieht sie die Karte in die „Social Media“ Spalte und erstellt die Social Media Beiträge dafür. Ich würde Susi aber nie die Blog Post Karte in „Social Media“ schieben. Sie nimmt sich also die Aufgabe und ich gebe sie ihr nicht.

Das ist ein ganz wichtiger Unterschied, weil Susi dadurch ihre Arbeit in ihrem Tempo machen kann und so optimal ausgelastet ist.

Real-time flexibility beats rigid up-front planning.

Jim Benson

Wie kannst du Kanban einsetzen um produktiver zu werden?

Du kannst Kanban in jedem Bereich einsetzen. Als Tool kannst du entweder ein Software Tool wie Trello oder Notion (oder eine andere Alternative) verwenden, du kannst aber auch ein analoges Kanban-Board in deinem Notizbuch erstellen.

Du wirst sehen, dass dein Kopf freier sein wird, weil du dir nicht mehr merken musst, wie der Status all deiner Aufgabe ist. Außerdem kannst du alle Informationen zu den Aufgaben im Board vermerken und siehst sofort wie es um deine Produktivität steht.

Was solltest du jetzt tun?

Starte jetzt Kanban für dich anzuwenden. Schnapp dir das Produktivitätstool deiner Wahl und beginne dir ein Kanban Board einzurichten. Wenn du dir nicht sicher bist welches Tool für dich das Beste ist, empfehle ich dir Trello auszuprobieren. Es ist kostenlos und super einfach zu konfigurieren. Es gibt auch Templates für Kanban-Boards, dass du als Start direkt verwenden kannst.

Trage dann deine To Dos in die „To Do“ Spalte ein und jedes mal, wenn du an einer Aufgabe arbeitest schiebst du die Aufgabe in die jeweilige Spalte. Wenn du länger (also mehrere Tage) an einer Aufgabe arbeitest, dokumentiere deinen Fortschritt damit du immer weiß, wo du gerade stehst.

Sobald eine Aufgabe fertig ist, schiebe sie in die „Fertig“ Spalte und feiere deinen Erfolg! 🎉

Kategorien: Produktivität

Markus Vieghofer

Markus ist Produkt Manager, Familienmensch, Sportbegeisterter, Genießer und vor allem Experte für Produktivität. Seit Jahren beschäftigt er sich mit den Themen effektives und effizientes Arbeiten und weiß wie man stressfrei richtig viel erledigt bekommt. Er setzt dabei auf lang erprobte Methoden und das richtigen Mindset. Außerdem interessiert er sich dafür warum Methoden funktionieren und welche Psychologie hinter den vorgestellten Methoden steckt.