Wie war das bei deinem letzten Projekt. Du hast bestimmt schnell etwas vorzeigbares gehabt, die Details haben dich dann aber noch extrem viel Zeit gekostet. Ich traue mich sogar zu behaupten, dass du 80% des Projekterfolges in nur 20% der Zeit erreicht hast. Das sagt zumindest das Pareto Prinzip bzw. die 80/20 Regel aus.

Die genauen Prozentzahlen stimmen natürlich nicht immer exakt, aber oft kannst du bereits mit wenig Aufwand viel erreichen. Bevor ich aber weiter ins Detail gehe, will ich einen kurzen Rückblick geben was das Pareto Prinzip genau aussagt und wie es entdeckt wurde.

Die Ursprünge vom Pareto Prinzip

Das Paretoprinzip wurde nach Vilfredo Pareto benannt, einem italienischem Ökonom der Ende des 19. bis Anfang des 20. Jahrhunderts lebte.

Er untersuchte die Verteilung des Grundbesitzes in Italien und fand heraus, dass ca. 80% des Landes von nur 20% der Bevölkerung besessen wurde. Später kam er zu der Erkenntnis, dass diese Verteilung in sehr anderen Situation genauso vorkam.

Was hat die 80-20 Regel mit Produktivität zu tun?

Die Regel besagt, dass es oft Tätigkeiten in einem Projekt gibt, die wenig Aufwand verursachen aber für einen sehr großen Teil des Outcomes verantwortlich sind. Genauso gibt es Aufgaben, die am Outcome relativ wenig mitwirken, dafür aber extrem aufwändig sind.

Weißt du das, kannst du gezielt nach den To Dos ausschaut halten, die viel Aufwand bedeuten, aber nur wenig zum Ergebnis beitragen. Vielleicht stellt sich ja sogar heraus, dass man diese Aufgaben komplett streichen kann, weil sie für den Kunden gar nicht relevant sind.

Ein Beispiel, dass ich vor Kurzem von einem Fotografen gehört habe war, dass Kunden oft die Feinheiten in der Bildbearbeitung gar nicht wertschätzen oder überhaupt nicht sehen. Genau diese Aufgaben sind aber sehr zeitaufwändig. Sie könnten also problemlos weggelassen werden, weil sie zum Ergebnis nur mehr wenig beitragen, aber viel Arbeit bedeuten.

Ein anderes Beispiel für Tasks die nichts zum Projektergebnis beitragen aber oft zeitaufwendig sind, sind Texte gemeinsam mit Juristen aufzusetzen. Das liegt nicht an den Juristen, sondern daran, dass diese Texte meistens sehr genau geschrieben werden und alle Eventualitäten enthalten müssen. AGBs, zum Beispiel, kostet oft viel Zeit in der Erstellung und tragen fast nie etwas zum Outcome bei. In diesem Fall würde ich aber empfehlen, diese Aufgaben trotzdem zu erledigen bzw. erledigen zu lassen. Der Grund dafür liegt denke ich auf der Hand.

Zusammenfassung

Versuche in Zukunft herauszufinden, welche Tasks zu den 20% gehören die viel zum Projektergebnis beitragen. Konzentriere dich auf diese 20% und erledige sie so gut wie möglich.

Stelle auch fest, welche To Dos zu den 80% gehören, die zwar viel Aufwand sind, aber fast nichts zum Resultat beitragen. Stelle dir die Frage ob du diese Aufgaben wirklich erledigen musst oder ob du sie streichen oder auslagern kannst.

Das Pareto Prinzip kann übrigens nicht nur auf Produktivität angewandt werden sondern auf fast jeden Bereich. Oft sind z.B. auch 20% deiner Kunden für 80% deines Umsatzes verantwortlich.

Kategorien: Produktivität

Markus Vieghofer

Markus ist Produkt Manager, Familienmensch, Sportbegeisterter, Genießer und vor allem Experte für Produktivität. Seit Jahren beschäftigt er sich mit den Themen effektives und effizientes Arbeiten und weiß wie man stressfrei richtig viel erledigt bekommt. Er setzt dabei auf lang erprobte Methoden und das richtigen Mindset. Außerdem interessiert er sich dafür warum Methoden funktionieren und welche Psychologie hinter den vorgestellten Methoden steckt.