Es gibt viele Gründe du vielleicht produktiver werden willst. Sei es damit du mehr Geld verdienen kannst, mehr Zeit mit deiner Familie oder deinem Hobby verbringen kannst oder einfach damit du deine Aufgaben schneller abgearbeitet hast und früher entspannen kannst. Es ist ganz egal aus welchem Grund du hier bist aber ich vermute, dass du dir die Frage stellst „Wie kann ich meine Produktivität steigern?“.

Ich werde dir in diesem Beitrag drei Schritte vorstellen, wie du deine Produktivität langfristig und vor allem nachhaltig steigern kannst. Ich empfehle dir dabei diese drei Schritte regelmäßig zu durchlaufen um den besten Effekt zu erzielen.

Step 1: Cutten

Zuerst musst du wissen wo dein größtes Optimierungspotential liegt damit du den größtmöglichen Effekt mit (vielleicht) kleinen Änderungen schaffst. Schau dir deshalb einmal an was du den ganzen Tag so alles tust. Am besten nimmst du dir eine Woche Zeit und trackst alles, was du tust.

Du kannst dazu Apps wie z.B. Moment (für mobile Geräte) verwenden oder du schreibst dir einfach alle Tätigkeiten in einem Notizbuch mit. Vermutlich wirst du beide Methoden kombinieren müssen, um wirklich alles mitzubekommen.

Dir wird schon nach kurzer Zeit auffallen wo deine Zeitfresser versteckt sind. Gerne kannst du auch sofort damit beginnen diese zu reduzieren und deine Zeit besser zu nutzen indem du zum Beispiel statt auf Social Media zu surfen ein Buch liest.

Deine Zeitfresser können sich aber auch gut verstecken. Sie können sich als Dinge tarnen, die glaubst machen zu müssen, die du aber gar nicht machen willst. Die beste Methode um dir selbst mehr Zeit zu schaffen ist öfter einmal „Nein“ zu sagen. Du hast nur 24 Stunden am Tag und willst diese sicher nicht mit Dingen verbringen, die du nicht tun willst. (Es gibt natürlich immer Dinge die wir nicht tun wollen aber trotzdem tun, weil wir wissen es bringt uns näher zu einem Ziel. In diesem Fall solltest du die Dinge natürlich trotzdem tun.)

Focus on being productive instead of busy.

Tim Ferriss

Step 2: Planen

Nachdem du jetzt weißt wo deine Zeitfresser sind, kannst du sie eliminieren (wenn du das noch nicht gemacht hast). Leider ist es so, dass diese Zeitfresser sehr gerne wieder zurück kommen und wieder um deine Zeit betteln. Das kann schon am nächsten Tag sein, vielleicht aber auch erst nach einigen Wochen.

Der Grund dafür ist, dass wir uns oft Gewohnheiten für diese Tätigkeiten aufgebaut haben. Alte Gewohnheit aufzubrechen ist oft sehr anstrengend. Viel einfacher dagegen ist, eine neue Gewohnheit aufzubauen und die alte damit zu ersetzen.

Du kannst dir auch ein Framework zurechtlegen, mit dem du gar nicht mehr in die Versuchung kommst in alte Muster zu verfallen. Eine Idee dazu wäre deine Tage oder Wochen schon im voraus zu planen. Du kannst dazu zum Beispiel Calendar oder auch Time Blocking verwenden, damit du ganz genau weißt was du wann zu tun hast.

Immer wenn du dir nämlich eine neue Aufgabe suchen musst erfordert das Energie. Wenn du aber bereits viel deiner mentalen Energie verbraucht hast, kann es sein, dass alte Gewohnheiten die Überhand gewinnen und du wieder ins prokrastinieren verfällst.

Gerne kannst du übrigens auch Dinge wie Familienzeit, Zeit mit Freunden, Zeit mit dir selbst oder Zeit zum Faulenzen einplanen.

Step 3: Umsetzen

Nachdem du jetzt weißt, was deine Zeitfresser sind und ein Framework gefunden hast, dass für dich funktioniert, kannst du in die Umsetzung kommen. Es stehen dir dabei zahlreiche Methoden zur Seite die dich bei deiner täglichen Arbeit unterstützen.

Nicht jede Aufgabe ist gleich und deshalb wirst du auch nicht immer die selben Methoden anwenden. Hier ist aber eine Auswahl an Methoden die sich sehr gut kombinieren lassen und ein breites Spektrum abdecken:

Pomodoro Technik

Kurz und knackig erklärt, teilt die Pomodoro Technik deine Aufgaben in 25 Minuten Arbeitspakete die von 5 Minuten Pausen getrennt sind. Nach 4 dieser Durchgänge darfst du eine längere Pause von 30 Minuten machen.

Diese Methode unterstützt dich, weil du so deine Konzentration länger halten kannst. Du bekommst ausreichend Pausen und wenn du deine Pausen gut nutzt bleibt dein Gehirn länger frisch.

To Do Listen

Der Klassiker unter den Produktivitätsmethoden. Hier sammelst du alle deine Aufgaben und arbeitest sie ab. Gerne kannst du dir auch mehrere Listen erstellen, damit du nicht von den großen Anzahl deiner To Dos, die du irgendwann einmal erledigen solltest, demotiviert wirst. Bitte versuche aber immer(!) nur ein Tool dafür zu verwenden.

Eat that Frog

Du weißt nicht wo du starten sollst? Dann hilft dir diese Methode sicher weiter.

Such dir einfach die Aufgabe aus die für dich am anstrengendsten ist und starte damit. Ist diese Aufgabe erledigt, such dir wieder die Anstrengendste, usw.

2 Minuten Regel

Diese Methode besagt, dass du alles, was du innerhalb von 2 Minuten erledigen kannst sofort erledigen sollst (sofern du es überhaupt tun willst). Für solche kleinen Tasks lohnt es sich nicht ein To Do in der Zukunft zu planen, weil die Planung schon länger dauern würde, als die Aufgabe selbst.

Zusammenfassung

Schau, dass du ins handeln kommst, denn nur so kannst du produktiver werden. Cutte deine Zeitfresser und plane deine neu gewonnene Zeit. Danach setze die geplanten Aufgaben um und du wirst sehen wie viel produktiver du sein kannst!


Markus Vieghofer

Markus ist Produkt Manager, Familienmensch, Sportbegeisterter, Genießer und vor allem Experte für Produktivität. Seit Jahren beschäftigt er sich mit den Themen effektives und effizientes Arbeiten und weiß wie man stressfrei richtig viel erledigt bekommt. Er setzt dabei auf lang erprobte Methoden und das richtigen Mindset. Außerdem interessiert er sich dafür warum Methoden funktionieren und welche Psychologie hinter den vorgestellten Methoden steckt.