Kennst du das: Du weißt vor lauter Aufgaben nicht mehr wo du deine Unterlagen findest? Du hast immer wieder das Gefühl, dass dir gänzlich oder in gewissen Situationen ein System fehlt, dass ich unterstützt? In diesem Post zeige ich dir, wie so ein System aussehen kann und welche Eigenschaften ein System mitbringen muss, damit du automatisch produktiv wirst.

Vorweg muss eines klar sein. Es gibt nicht das perfekte System, das für Jedermann oder Jederfrau funktioniert. Das ist auch gleich die schlechte Nachricht die ich dir überbringen muss.

Was es allerdings schon gibt, sind gewisse Techniken die alle auf ihre Art Vor- und Nachteile haben. Wie immer funktioniert jedes System auch nur dann langfristig, wenn du es selbst (gerne) anwendest. Da wir alle unterschiedlich sind und andere Arbeitsgewohnheiten, Vorlieben und Gewohnheiten haben funktionieren manche System für dich vielleicht besser als andere.

Du kannst also sogar, und das ist die gute Nachricht, aus mehreren Systemen wählen und dir das für dich Beste zusammensuchen. Auch wenn dieser Prozess etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt als eine 8015 Prozessvorlage, gibt dir das richtige System viel mehr an Freude und Produktivität zurück.

Um gleich ein paar Beispiele zu geben könntest du dir z.B. Kanban oder Calendar Blocking anschauen. Beides sind Systeme die, wie ich finde, hervorragend funktionieren können.

Warum brauche ich überhaupt ein Produktivitäts-System?

Productivity is never an accident. It is always the result of a commitment to excellence, intelligent planning, and focused effort.

Paul J. Meyer

Wir sind nicht zufällig produktiv. Wir können nur produktiv sein, wenn wir es planen und genau hier kommt das persönliche Produktivitäts-System ins Spiel. Wenn du einmal für dich definiert hast, welche Schritte du durchlaufen musst, kannst du gar nicht mehr anders als produktiv zu sein.

Ich will hier aber gar nicht so sehr auf die einzelnen Systeme eingehen und zwar aus zwei Gründen:

  1. Erstens wäre das lediglich eine Liste oder ein Glossar an möglichen Techniken
  2. Zweitens würdest du immer noch herausfinden müssen, für welche Bereiche du aus den verschiedenen Systemen Elemente ausborgen kannst.

Daher werde ich stattdessen folgende Frage beantworten:

Wo soll dich dieses System unterstützen?

Das für dich geeignete System muss aus meiner Sicht die drei Bereiche

  1. Dream
  2. Plan
  3. Act

abdecken können. Ohne hier genauer auf Tools bzw. Apps einzugehen würde ich dir empfehlen diese so zu wählen, dass sie möglichst gut in einander greifen.

Außerdem ist es wichtig, dass du alle Tools die du einsetzen willst jederzeit und einfach zur Hand hast. Wenn du dich für ein analoges System mit Notizbuch und Stift entscheidest muss für dich klar sein, dass du dein Notizbuch auch „überall“ hin mitnehmen musst. Wenn du dich für ein digitales System entscheidest, also eine oder mehrere Apps, solltest du den positiven Nutzen von handschriftlichen Notizen kennen, der manchmal vielleicht ein bisschen verloren geht.

Du kannst natürlich auch Tools wählen die sich hier ideal kombinieren lassen. Der gesamte Prozess sollte für dich allerdings immer handhabbar bleiben.

Dream

In regelmäßigen Abständen solltest du in die Dream Phase gehen und dir erlauben zu träumen. In dieser Phase definierst du für dich, wo du eigentlich hin willst.

Wenn du kein Ziel vor Augen hast, wirst du nicht produktiv sein können. Du kannst zwar viel erledigt bekommen, aber ohne dass du deinen Kompass ausgerichtet hast, wirst du im Kreis laufen.

In dieser Phase wirst du meistens deine Gedanken niederschreiben wollen um einen guten Überblick über das große Ganze zu bekommen. Genau dieses Feature – Notizen zu machen – ist auch der erste essentielle Teil, den dein System unbedingt abdecken sollte.

Eventuell wirst du noch Dinge wie Mindmaps oder eine komplett leeres Blatt Papier brauchen um deine Gedanken zu ordnen. Es kann also auch sein, dass du hier eine Möglichkeit brauchst diese Dinge irgendwo einzuordnen damit du sie später wieder findest.

Plan

Wenn du dein Ziel kennst, musst du wissen wie du dort hin kommst. Du wirst dir die genauen Schritte überlegen und planen. Tools die hier sehr nützlich sind, sind z.B. ein Kalender und ein (digitales oder analoges) Notizbuch.

In dieser Phase wirst du vermutlich öfter sein, als in der Dream Phase. Trotzdem wirst du deine Planungen vermutlich zu fixen Zeit an einem bestimmten Ort machen. Die Tools die du dann brauchst, kannst du also auch extra für diesen Prozess verwenden. Das kannst du bei der Wahl der Tools berücksichtigen, wenn du willst. Bedenke aber dabei, dass schlussendlich alles in wenigen Tools vereint sein sollte um einen schnellen Zugriff darauf zu ermöglichen.

Act

In dieser Phase wirst du am meisten Zeit verbringen. Hier wird umgesetzt und das (fast) täglich. Das bedeutet, dass du zum Einen Tools verwenden sollst, die du im täglichen Leben gut unterbringen kannst. Zum Anderen heißt das, dass du vermutlich zumindest ein Tool benötigst um deine Aufgaben zu verwalten. Ich denke auch, dass du dir immer wieder Notizen schreibst, weshalb du eine Notizen App benötigen wirst. Hier kannst du wieder das selbe Tool aus den oberen Phasen verwenden.

Welche Eigenschaften soll dieses System mitbringen?

Die drei wichtigsten Eigenschaften die dieses System haben kann sind:

  1. Mobil
  2. Easy
  3. Individuell

Mobil bedeutet, dass du das System überall dort verwenden kannst wo du es brauchst. Wenn du dein Produktivitäts-System nur auf deinem Schreibtisch in deinem Büro anwendest ist das genauso gut wie wenn du ständig unterwegs bist und von überall aus auf alles zugreifen willst.

Easy muss das System sein, damit du es auch gerne verwendest. Das beste System bringt dir nichts, wenn es für dich zu kompliziert ist und du es deshalb nicht anwendest. Versuche daher, dein System so einfach verwendbar wie möglich zu machen.

Wenn du ein Notizbuch dafür brauchst, stelle sicher, dass du dieses auch immer griffbereit hast. Wenn du auf Apps setzt, lade dir diese Apps auf alle Geräte die du für deine Arbeit brauchst. Wenn es zu lange dauert eine neue Information in dein System zu integrieren, dann wird es langfristig auch nicht funktionieren.

Last but not least muss dein System indiviuell sein. Wie bereits anfangs erwähnt gibt es kein perfektes System für jeden. Du musst die Arbeit hinein stecken um dein System zu bauen. Nur so wird es dir langfristig dienlich sein und du wirst es dadurch auch eher verwenden, weil es ja schließlich dein System ist. Es ist genau an dich angepasst und es gehört dir!

Was sind deine nächsten Schritte?

Überlege dir, welche Tools du in allen oben genannten Phasen verwenden willst. Wenn du bestimmte Phasen noch nie durchlaufen bist, dann lade ich dich ein, das zu tun. Du wirst sehen welche Tools du dann für deinen ganz persönlichen Prozess brauchen wirst. Probiere dich aus und experimentiere.

In dem Fall, dass du analog unterwegs bist, wirst du auf jeden Fall ein Notizbuch oder einen Tagesplaner benötigen. Darin kannst du schon alle oben genannten Aufgaben verwalten. Du hast einen Kalender, du kannst Notizen festhalten und du kannst deine Aufgaben verwalten (mit To Do Listen).

Wenn du dich digital aufstellen willst, dass überlege dir, welche Apps du gerne verwenden würdest. Du wirst eine App für deine Notizen benötigen, eine App für einen Kalender und eine App um deine Aufgaben zu verwalten (oder eine App die alle drei Bereiche abdeckt).

Versuche dir auch wirklich ein System zu suchen, dass dich jeden Tag unterstützen kann. Es bringt nichts, wenn du alles auf Apps umstellst, wenn du dein Smartphone die meiste Zeit nicht bei dir hast.

Das schöne ist, dass sich dein System ständig weiterentwickeln darf! Das bedeutet auch, dass du dir nicht das perfekte System suchen musst. Starte mit dem was du hast und verbessere es ständig.


Markus Vieghofer

Markus ist Produkt Manager, Familienmensch, Sportbegeisterter, Genießer und vor allem Experte für Produktivität. Seit Jahren beschäftigt er sich mit den Themen effektives und effizientes Arbeiten und weiß wie man stressfrei richtig viel erledigt bekommt. Er setzt dabei auf lang erprobte Methoden und das richtigen Mindset. Außerdem interessiert er sich dafür warum Methoden funktionieren und welche Psychologie hinter den vorgestellten Methoden steckt.