Kennst du das, dass du den ganzen Tag gestresst bist, am Abend aber gar nicht mehr weißt, was du alles getan hast? Oder dass du dich den ganzen Tag abhetzt und deine To Do Liste übergeht oder du gefühlt hunderte To Dos in deinem Kopf herum schwirren und du gar nicht weißt wo du eigentlich anfangen sollst?

Vielen Menschen geht es so, also keine Angst, du bist nicht alleine!

Wenn du noch nie To Do Listen probiert hast, kann ich dir sagen, dass du mit To Do Listen deinen Kopf frei bekommen kannst um dich auf das wesentlich zu konzentrieren. Allerdings nur, wenn du sie richtig verwendest!

Wenn du bereits schlechte Erfahrungen mit To Do Listen gemacht hast, nimm dir bitte mit, dass es gewisse Regeln gibt, die du beachten solltest damit deine To Do Liste auch für dich arbeitet und nicht gegen dich.

Beachte auch, dass eine To Do Liste kein Allheilmittel gegen Stress ist. Sie kann dir aber helfen deine Gedanken aus deinem Kopf zu bekommen.

Your mind is for having ideas, not holding them.

David Allen

Das beste an To Do Listen ist, dass du nicht nur deinen Kopf frei bekommst, sondern dass du auch nichts mehr vergessen kannst. Du kannst deine Aufgaben besser planen und wirst nie mehr gestresst noch schnell das Geburtstagsgeschenk für deinen Bruder besorgen bevor du auf seine Geburtstagsfeier fährst.

Warum deine To Do Liste nicht funktionieren?

Warte mal… Hab ich dir nicht gerade versprochen, dass To Do Listen die Lösung sind für dich um deinen Kopf frei zu bekommen und produktiver zu werden?

Ja habe ich. Allerdings stimmt das nur, wenn man sie richtig verwendet. Die meisten Menschen tun das allerdings nicht und stoßen deshalb oft auf folgende Probleme (die Reihung ist hier zufällig):

  1. Die To Do Liste wird zum Aufgabenfriedhof.
    Wenn die To Do Liste so viele Aufgaben enthält, dass du sie gar nicht mehr richtig überblicken kannst hast du dir einen Aufgabenfriedhof geschaffen. Spätestens ab diesem Zeitpunkt wird dich der Blick auf deine To Do Liste nur noch stressen.
  2. Du arbeitest die Liste immer von oben nach unten ab ohne zu priorisieren.
    Auch dann hat deine To Do Liste wenig Sinn. Du vernachlässigst es dann nämlich, deine Aufgabe zu priorisieren. Wenn du immer oben beginnst, heißt das noch lange nicht, dass du die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigst.
  3. Du arbeitest mit nur einer To Do Liste für alle deine Aufgaben.
    Wenn du Aufgaben aus verschiedenen Bereichen deines Lebens in einer To Do Liste vermischt, kann es sein, dass du den Überblick verlierst und wichtige Aufgaben vergisst oder wieder beim Aufgabenfriedhof landest. Jeder Bereich deines Lebens sollte mindestens eine eigene To Do Liste bekommen, gerne kannst du für verschieden Bereiche auf mehrere Listen anlegen, wenn es dir hilft.
  4. Aufgaben bleiben zu lange in deiner To Do Liste stehen.
    Wenn du Aufgaben in deine To Do Liste einträgst, sollte diese dort nicht zu lange stehen bleiben. Du solltest versuchen sie schnellst möglich zu erledigen. To Do Listen ist meist schlechte Langzeitspeicher für Gedanken und Ideen. Wenn du alles in deine To Do Liste packst und ewig dort stehen lässt, bist du bald beim Aufgabenfriedhof angelangt.
    Wenn du Aufgaben hast, die ein gewisses Erledigungsdatum haben und schon fertig definiert sind, kannst du diese natürlich länger in deiner To Do Liste behalten. Dafür würde ich dir dann allerdings eine eigene Liste mit allen terminierten Aufgaben empfehlen. So verschwinden sie aus der allgemeinen Liste und tauchen erst dann wieder auf, wenn sie wirklich fällig werden. Das selbe gilt allerdings für Routinen.

Wie verwendest du deine To Do Liste richtig?

Wenn du deine To Do Listen schreibst solltest du folgendes beachten:

  1. Verwende nur ein Tool um deine Aufgaben zu verwalten.
    Es ist essentiell, dass du deine Aufgaben nicht über verschiedene Tools hinweg verteilst. So kannst du den Überblick behalten und findest dich gut zurecht. Als Tool kannst du übrigens entweder ein Notizbuch oder eine App verwenden, je nachdem ob du eher Team analog oder Team digital bist.
  2. Schreibe wirklich nur Aufgaben in deine To Do Liste.
    In deiner To Do Liste haben Ideen, Inspirationen, etc. nichts verloren. Nutze andere Tools dafür, die sind meistens sehr viel besser geeignet.
  3. Teile Aufgaben in verschiedene Liste auf.
    Alle Listen müssen natürlich im selben Tool verwaltet werden, sonst wäre Punkt 1 ja verletzt. Das aufteilen der Aufgaben kann dir dabei helfen, gezielt Aufgaben zusammenfassen bzw. andere auszublenden. Wenn du beispielsweise in deine Arbeits-Liste schaust, solltest du nur arbeitsrelevante To Dos sehen. Dass du daheim noch die Glühbirne im Flur wechseln musst, hat dort nichts verloren.
  4. Priorisiere deine Aufgaben regelmäßig.
    Du solltest immer wissen, welche Aufgaben gerade am wichtigsten und/oder dringendsten sind. Du kannst verschiedene Techniken dazu verwenden, wie zum Beispiel die Eisenhower Matrix.
  5. Plane deine Woche/deinen Tag im voraus
    So kannst du sicherstellen, dass du nicht einfach drauf los arbeitest, sondern auch an den richtigen Aufgaben arbeitest. Hier kannst du entweder deine To Do Liste verwenden oder diese mit anderen Methoden wie einem Kanban Board oder Calendar Blocking kombinieren.

Wie verhinderst du einen Aufgabenfriedhof?

Wenn du wirklich nur konkrete Aufgaben in deiner To Do Liste hast und diese regelmäßig priorisierst oder zumindest durcharbeitest wirst du fast automatisch verhindern, dass du einen Aufgabenfriedhof anlegst.

Solltest du das Gefühl bekommen eine Aufgabe ist so irrelevant geworden, dass du sie nicht mehr erledigen willst oder musst, dann lösche sie. Siehst du, dass eine Aufgabe doch eher eine Idee ist, dann verschiebe sie in ein anderes Tool. Hast du für eine Aufgabe ein Fälligkeitsdatum festgelegt, dann verschiebe sie in eine Liste ausschließlich für terminierte Aufgaben.

Außerdem kannst du dir eine Liste mit dem Namen Inbox anlegen. Dort kannst du dann alle neuen To Dos eintragen bis du sie noch einmal überarbeitest, einplanst oder in die richtige Liste verschiebst.

Kategorien: Produktivität

Markus Vieghofer

Markus ist Produkt Manager, Familienmensch, Sportbegeisterter, Genießer und vor allem Experte für Produktivität. Seit Jahren beschäftigt er sich mit den Themen effektives und effizientes Arbeiten und weiß wie man stressfrei richtig viel erledigt bekommt. Er setzt dabei auf lang erprobte Methoden und das richtigen Mindset. Außerdem interessiert er sich dafür warum Methoden funktionieren und welche Psychologie hinter den vorgestellten Methoden steckt.